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ウェブ会議システムはこれまでブラザーのOmniJoin 、SOBAプロジェクトのSOBAシステムなどを使い、最近はzoomを使用することが多い。ブラザーやSOBAがzoomと異なるのは専門の担当技術者が実際の運用に当たっての細かい疑問点やトラブルにも親身にサポートしてくれること。このあたりの安心感はzoomやスカイプとは異なる。なお、残念ながらOmniJoin は2020 年9月30日をもってサービス終了となる。

SOBAプロジェクト

テレビ会議システムはハードウェアとソフトウェアがセットになっており、安定性とセキュリティに優れ、ポリコムが有名。WEB会議システムと異なり、それぞれの場所に機材があることが条件となるため、イベントなどの一時的な利用にはハードルが高い。

以前、東京大学と名古屋大学を使ったイベントで会場(講義室)の付帯設備で付いていたポリコムを使用した。この時、講師は東大で講義をして、その様子を名古屋会場に集まった子供たちが見学、自由に質問する形式。システムが安定していて、カメラを事前に設定して本番中に切り替えなどができるなど、とても使いやすかった。

イベントを開催する場合、有料と無料という枠組みと同時に、自由席と指定席のいずれにするかという選択肢がある。どちらを選ぶに関しても、運営面から見ると、それぞれに一長一短がある。

まず、無料で自由席の場合は歩留まりの想定、つまり参加証を送ったうちの何パーセントが来場するかの予測が必要になる。これに関しては、応募した層の特性と募集媒体、応募方法、さらに過去のデータなどから大体の予想を立てることができる。

ちなみに有料の自由席となると、会場には消防法で定められた定員があるので、定員以上の集客はできないので悩む余地はない。あるいは、その旨をあらかじめ明記して、入り口で入れ替え制にするなどで対応することになる。

「無料・自由席」のイベントを運営面から考えた場合、来場者は好きな席を確保したいがために、開場前から来来てしまうことが多い。そのため、開演時間前に余裕を持って、準備をしておく必要がある。

有料・無料と問わず、指定席の場合は売り切れ御免なので歩留まりの心配はそもそも皆無。なお、指定席にも2つの方法があり、事前に好きな席を自由に選ぶ「事前座席選択方式」と、当日の受付にて先着順で前方席から順番に席を指定していく「当日座席指定方法」がある。(「事前座席選択方式」は有料イベントで行うケースが多い)

運営面からみると、指定席は来場者の席が決まっているため、場内の誘導スタッフの人員も最低限で対応できるというメリットがある反面、開演時間あたりにピンポイントで来場者が集中してしまうリスクがある。

なお、イベントのステージプログラムに加えてロビーなどで販売やPRのためのブースを出展するケースが多い。自由席の場合、上記のような理由から、開演前に来場者がブースに立ち寄る可能性は低くなるため、プログラムの間の休憩時間と終了後の時間帯がブース誘導へのチャンスが限定されてしまう。

その一方、「当日座席指定方法」の場合、早めに来て指定席を確保したあとの時間に余裕があるため、ロビーを回遊してもらう時間があるというメリットもある。

これまでの経験では、ブースへの誘導頻度を高めたい場合には、「当日座席指定方法」が効果的だった印象がある。

多地点交信イベント=インターネットを使った遠隔会議の仕組みを利用して、複数のイベント会場の映像と音声を繋げて双方向リアルタイムでの交信を行うイベント。

<遠隔会議システム>

多地点交信イベントでは「テレビ会議システム」「WEB会議システム」などの遠隔会議システムを利用する。

テレビ会議システムは大学や研究機関、あるいは大企業などのビジネスユースによる「複数対複数」でのやり取りが主流。離れた場所で行われる2つのミーティングをつなげるイメージ。50インチ程度の大型モニターが使われている場合が多い。

zoomをはじめとしたウェブ会議システムはネット上にある仮想的な会議室に個人がバラバラに参加するイメージ。10インチから15インチ程度のノートパソコンを使って行われることが多い。

国際宇宙ステーション(ISS)に滞在する日本人宇宙飛行士に複数の会場の代表者が質問を投げ掛ける交信イベントを過去6回実施、

初回は2011年、古川聡宇宙飛行士がISSに長期滞在中に、東京の科学未来館をメイン会場に、仙台、名古屋、大阪の4カ所で実施。なお、この年の3月、東北大震災が発生。会場の仙台市科学館の展示室の一部は天井が抜け落ちるなど、被災時の生々しい傷跡が残されていた。

翌2012年に星出宇宙飛行士、2013年は若田宇宙飛行士、2015年には油井宇宙飛行士、2016年は大西宇宙飛行士、2018年には金井宇宙飛行士との交信イベントを実施。

なお、6つのサテライト会場とメイン会場を接続して実施したのが過去最多。(2015年/2014年)

その他、国内の複数の会場を使ったイベントでも使用。(2011年)

◆2011年8月30日(3会場)  東京(メイン)/日本科学未来館  仙台/仙台市科学館  名古屋/名古屋市科学館   

◆2011年11月12日(2会場)
東京(メイン)東京大学アイソトープ総合研究所  名古屋/名古屋大学マイクロメカトロニクス研究センター

◆2012年8月9日(3会場)東京(メイン)/コニカミノルタプラネタリウム“天空”in東京スカイツリータウン® 大阪/ソフィア・堺プラネタリウム   広島/広島市こども文化科学館プラネタリウムホール

◆2014年1月14日(7会場)  東京(メイン)/コニカミノルタプラネタリウム“天空”in東京スカイツリータウン®   福岡/キャナルシティ博多  三重/ 四日市市立博物館  埼玉/ さいたま市宇宙劇場   兵庫/ 神戸市立青少年科学館  岡山/ 岡山県青年館  高知/ 高知市子ども科学図書館  

◆2015年11月10日(7会場)  愛知(メイン)/名古屋市科学館“ブラザーアース”   北海道/釧路市釧路市こども遊学館    福島/郡山市ふれあい科学館  東京/葛飾区郷土と天文の博物館   兵庫/ 伊丹市立こども文化科学館  兵庫/明石市立天文科学館   岡山/倉敷科学センター  

◆2016年8月30日(4会場)  東京(メイン)/METoAGinza  長野/上田創造館  宮崎/宮崎科学技術館  石川/サイエンスヒルズこまつ ひととものづくり科学館  

◆2016年9月20日(3会場)  東京(メイン)/コニカミノルタプラネタリウム“天空”in東京スカイツリータウン®   札幌/JRタワー パセオ テルミヌス広場  福岡/アクロス福岡 国際会議場   

◆2018年4月26日(3会場)   東京(メイン)/コニカミノルタプラネタリウム“天空”in東京スカイツリータウン®   茨城/日立シビックセンター科学館 天球劇場   福岡/福岡市科学館 ドームシアター及び サイエンスホール

中継型イベントには2つのタイプがある。登壇者のいるメイン会場とこれを見学するための別会場を繋ぎ、双方向で映像、音声のやり取りを行いながら進行する「サテライト中継型」。

ただし、メイン会場とサテライト会場間の相互のやり取りが無く、メイン会場からの一方的な配信はパブリックビューイング。

会場内のステージとは別の場所に別会場を用意して、ここでステージの進行を実況解説するのが「実況中継型」。テレビのスポーツ番組の中継がこれに該当する。

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