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イベントを開催する場合、有料と無料という枠組みと同時に、自由席と指定席のいずれにするかという選択肢がある。どちらを選ぶに関しても、運営面から見ると、それぞれに一長一短がある。

まず、無料で自由席の場合は歩留まりの想定、つまり参加証を送ったうちの何パーセントが来場するかの予測が必要になる。これに関しては、応募した層の特性と募集媒体、応募方法、さらに過去のデータなどから大体の予想を立てることができる。

ちなみに有料の自由席となると、会場には消防法で定められた定員があるので、定員以上の集客はできないので悩む余地はない。あるいは、その旨をあらかじめ明記して、入り口で入れ替え制にするなどで対応することになる。

「無料・自由席」のイベントを運営面から考えた場合、来場者は好きな席を確保したいがために、開場前から来来てしまうことが多い。そのため、開演時間前に余裕を持って、準備をしておく必要がある。

有料・無料と問わず、指定席の場合は売り切れ御免なので歩留まりの心配はそもそも皆無。なお、指定席にも2つの方法があり、事前に好きな席を自由に選ぶ「事前座席選択方式」と、当日の受付にて先着順で前方席から順番に席を指定していく「当日座席指定方法」がある。(「事前座席選択方式」は有料イベントで行うケースが多い)

運営面からみると、指定席は来場者の席が決まっているため、場内の誘導スタッフの人員も最低限で対応できるというメリットがある反面、開演時間あたりにピンポイントで来場者が集中してしまうリスクがある。

なお、イベントのステージプログラムに加えてロビーなどで販売やPRのためのブースを出展するケースが多い。自由席の場合、上記のような理由から、開演前に来場者がブースに立ち寄る可能性は低くなるため、プログラムの間の休憩時間と終了後の時間帯がブース誘導へのチャンスが限定されてしまう。

その一方、「当日座席指定方法」の場合、早めに来て指定席を確保したあとの時間に余裕があるため、ロビーを回遊してもらう時間があるというメリットもある。

これまでの経験では、ブースへの誘導頻度を高めたい場合には、「当日座席指定方法」が効果的だった印象がある。